İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv ihtiyacına çözüm sunmak amacıyla geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi'ni kullanıma sundu. Fiziksel arşivlerde yaşanan belge kaybı, depolama alanı ihtiyacı ve evraklara erişimde yaşanan zorlukları azaltmayı hedefleyen sistem, kurumların arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyarak iş süreçlerini daha hızlı ve güvenli hale getiriyor.
Proje kapsamında ilk uygulama İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ bünyesinde gerçekleştirildi. Kuruma ait geçmiş yıllardan kalan binlerce sayfalık fiziksel evrak taranarak dijital ortama aktarıldı. Belgelerin indeksleme işlemleri tamamlanırken, kullanıcıların ihtiyaç duydukları evraklara saniyeler içerisinde ulaşabilecekleri bir altyapı oluşturuldu.
Dijital ortama aktarılan belgeler sayesinde fiziksel evrakların yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaltıldı. Aynı zamanda belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanmasıyla iş gücü ve zaman tasarrufu sağlanması hedefleniyor.
Kâğıt tüketimini azaltarak çevreye de katkı sağlayacak
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, belgelerin fotokopi çekilerek farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırıyor.
Belgelerin güvenli şekilde dijital ortamda paylaşılabilmesi sayesinde kâğıt tüketiminin azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunmasına katkı sunulması amaçlanıyor.
Bu yönüyle sistem yalnızca kurumların iş süreçlerini hızlandırmakla kalmıyor, aynı zamanda çevresel sürdürülebilirliğe de destek veriyor.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen sistem, İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde kullanılmaya başlandı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de uygulamanın hayata geçirilmesi planlanıyor. Uzun vadede belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel sektör işletmelerinin de bu altyapıdan yararlanması hedefleniyor.
OCR teknolojisiyle saniyeler içinde belgeye erişim sağlanıyor
Sistem, yalnızca evrakların dijital ortama aktarılmasıyla sınırlı kalmıyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel belgelerde yer alan bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor.
Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor. Ayrıca QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak takip edilebiliyor.
Mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle on binlerce sayfalık arşivin kısa sürede dijital ortama aktarılmasına imkân sağlıyor.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği bu sistemle hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı, güvenli, sürdürülebilir ve modern bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı amaçlıyor.
